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Quais são os custos para manter uma empresa funcionando?

Gastos fixos, variáveis, diretos e indiretos, saiba as diferenças entre os tipos de custos e aprenda a fazer um controle orçamentário da sua empresa

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Mulher negra em uma cafeteria olhando o computador e analisando os custos de uma empresa
Fazer o controle de custos de uma empresa é um processo essencial para o seu funcionamento.

Uma das principais preocupações para os empreendedores é chegar ao final do mês, perceber que as contas não fecham e que não há dinheiro para pagá-las. Isso pode ser resultado da falha no processo de controle de custos de uma empresa.

A organização dos custos fixos e variáveis de uma empresa é essencial para o sucesso de um negócio, já que evita problemas como a precificação inadequada, desperdícios de matéria-prima e acúmulo de dívidas.

Para ajudar a entender quais são os custos para manter uma empresa funcionando e mostrar a melhor forma de administrar seu empreendimento, o C6 Bank preparou este texto. Nele, você encontrará as respostas para as seguintes perguntas-chave:

  • Qual a diferença entre custos e despesas?
  • O que é controle de custos de uma empresa?
  • Quais são os tipos de custos que uma empresa pode gerar?
  • Despesas para abrir uma empresa
  • Custos fixos
  • Custos variáveis
  • Custos diretos
  • Custos indiretos
  • Custos de produção
  • Como fazer um controle de gastos?

Essa matéria faz parte do C6 Educa, uma série de conteúdos educacionais para empresas que o C6 Bank está desenvolvendo, com dicas do professor Liao, head de educação do C6 Bank. Além dela, publicaremos vários outros textos sobre conceitos e práticas importantes para o seu negócio. Leia algumas delas que separamos para você:

Qual a diferença entre custos e despesas?

Custos e despesas são dois conceitos relacionados aos gastos essenciais realizados para o bom funcionamento de uma empresa. Porém, é muito fácil confundir seus significados.

Os custos nada mais são do que gastos relacionados aos bens ou serviços utilizados na produção dos produtos. Dentre os exemplos estão a compra de matéria-prima e pagamentos de salários do barman do seu restaurante.

Já as despesas são os valores ligados à manutenção do negócio, como contas de telefone do escritório, salário do auxiliar administrativo e comissão de vendedores. Vale reforçar que elas são menos essenciais para o funcionamento da organização, uma vez que não possuem relação direta com o produto final.

O que é controle de custos de uma empresa?

Se você é uma pessoa que gosta de ter controle em relação a todos os gastos do seu empreendimento, deve ter uma planilha ou ferramenta para contabilizar e classificar as saídas. Isso nada mais é do que fazer o controle de custo. Ou seja, verificar, monitorar e analisar todos os gastos fixos e variáveis de uma empresa, visando uma boa saúde financeira da organização.

Com o controle de custos da empresa, fica mais fácil entender se há a possibilidade de reduzir gastos desnecessários. Além disso, você criará um fluxo de caixa para conseguir manter a produtividade no ritmo e, assim, aumentar os lucros com o passar dos anos.

“Lendo o livro Sonho Grande, escrito pela jornalista Cristiane Correa, aprendi que ‘Custo é como unha, tem de cortar sempre’”, diz Prof. Liao, citando famosa frase atribuída a Beto Sucupira.

O segredo para um controle orçamentário de sucesso é estabelecer uma frequência. Por exemplo, você pode definir os dias iniciais e finais da semana para preenchê-lo. Caso queira ter um controle ainda maior, o recomendado é fazê-lo diariamente. Dica: use planilhas ou softwares de gestão de gastos para facilitar a organização.

Quais são os tipos de custos e despesas que uma empresa pode gerar?

Você provavelmente deve ter um levantamento com alguns gastos que são comuns e frequentes no seu empreendimento. E também deve saber que imprevistos acontecem, por isso é importante estar pronto para encará-los.

Há diversos tipos de custos dentro de uma empresa e identificá-los é essencial para o planejamento financeiro.

Para ajudar você a se preparar para qualquer eventualidade, entenda quais são os diversos tipos de gastos de uma empresa e suas características.

1. Despesas para abrir uma empresa

Se você ainda não abriu sua empresa, é preciso ter uma reserva para bancar a despesa inicial. O ideal é ter um montante maior que o valor de entrada para garantir que você terá dinheiro suficiente para dar continuidade ao negócio.

Para abrir um CNPJ, há um gasto inicial referente às documentações que costuma variar entre R$ 500 e R$ 1.500, dependendo do Estado onde sediar a sua empresa. Os documentos essenciais para abertura são:

  • DARE (Documentação de Arrecadação de Receitas Estaduais);
  • DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais);
  • Junta Comercial;
  • Certificado Digital;
  • Consultoria.

“Não economize no contador, pois uma abertura bem-feita evitará despesas futuras, além de otimizar a parte tributária.”, pondera Liao.

2. Custos fixos e despesas fixas

Os gastos fixos são os valores que se mantém estáveis durante o funcionamento da empresa. Ou seja, mesmo que haja uma variação no volume de produção, estes gastos continuarão iguais.

Alguns exemplos de gastos fixos são:

  • Aluguel;
  • Internet;
  • Serviço de limpeza;
  • Serviços de segurança.

3. Custos e despesas variáveis

Como seu próprio nome diz, o gasto variável apresenta uma variação seguindo a produção, a prestação de serviços e a organização.

Os custos variáveis demonstram a necessidade de possuir uma reserva para cobrir imprevistos.

Dentre os principais custos variáveis estão:

  • Matéria-prima;
  • Horas extras dos funcionários;
  • Energia elétrica e água da unidade fabril;
  • Logística.

4. Custos diretos

Para entender como funcionam os custos diretos, pense da seguinte maneira: quanto mais fácil for para atribuir o custo de produção ou aquisição, mais direto ele será.

Portanto, valores referentes às matérias-primas e à mão de obra são considerados como custos diretos.  

5. Custos indiretos

Itens cuja alocação seja mais complexa e necessite de critérios de rateio são tidos como custos indiretos. São eles: manutenção de máquinas e equipamentos, fornecimento de energia elétrica, mão de obra de supervisão, entre outros.  

6. Custos de produção

Os custos de produção, por fim, envolvem todos as saídas relacionados à confecção de determinado bem. Além disso, também se referem à mão de obra empregada na criação de todos os produtos.

Como fazer um controle de gastos?

Siga o nosso passo a passo para criar um controle de gastos na sua empresa:

Veja abaixo o passo a passo para fazer o controle de gastos.
  1. Planejar: coloque no papel tudo o que você pretende fazer com a sua empresa no próximo ano, como lançamento de novos produtos, expansão de depósito, promoções especiais e contratação de novos funcionários;
  2. Classificar os gastos passados: entenda quais os gastos fixos e variáveis. Isso ajudará na visualização geral do negócio, além de facilitar no planejamento para o próximo ano;
  3. Monitorar os gastos correntes: com o auxílio de uma planilha, tente acompanhar diariamente ou semanalmente os seus gastos frequentes, categorizando-os de acordo com a necessidade do seu negócio;
  4. Analisar por categoria: verificar os gastos separadamente ajudará a compreendê-los a fundo e todo o seu desempenho ao longo do ano;
  5. Identificar e cortar o que não agrega valor: este passo é o final, justamente porque ele será facilitado caso siga todas as instruções acima.

“Ao empreender, você entende que desperdiçar recursos pode custar a sobrevivência do negócio. Portanto, não desperdice dinheiro, tempo nem energia! Controlar as finanças, identificar gastos supérfluos, consumo excessivo e preço alto, cortar e disseminar essa cultura para sua equipe é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade da empresa.”, finaliza Prof. Liao.

Agora você já sabe quais são os custos para manter uma empresa funcionando, além de ter em mãos ótimas dicas para montar uma organização que preze pela saúde financeira. É só aplicá-las no dia a dia e acompanhar diariamente os gastos do seu negócio.

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