Custos de uma empresa: quais são e como controlar?

Uma das principais preocupações para os empreendedores é chegar ao final do mês, perceber que as contas não fecham e que não há dinheiro para pagá-las. Isso pode ser resultado da falha no processo de controle de custos.

A organização dos custos fixos e variáveis é essencial para o sucesso de um negócio, já que evita problemas como a precificação inadequada, desperdícios de matéria-prima e acúmulo de dívidas.

Para ajudar a entender quais são os tipos de despesas e mostrar a melhor forma de administrar seu empreendimento, o C6 Bank preparou este texto.

Este conteúdo faz parte das iniciativas de educação financeira do C6 Bank voltadas a empreendedores e tem como objetivo contribuir para uma gestão financeira mais consciente e organizada.

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Os custos de uma empresa são todos os gastos necessários que permitem que ela produza bens ou preste serviços. Eles sempre estão relacionados a produção e servem como base para definir o preço que será praticado.

São dois conceitos relacionados aos gastos essenciais para o funcionamento de uma empresa. Porém, é muito fácil confundir seus significados.

Os custos são gastos relacionados aos bens ou serviços usados na produção dos produtos. Já as despesas são os valores ligados à manutenção do negócio, como contas de telefone do escritório, salário do auxiliar administrativo e comissão de vendedores.

Como exemplo, imagine uma pequena empresa que no mês gaste R$ 8 mil com matérias-primas para produção e R$ 2 mil com serviços administrativos. Nesse cenário, os R$ 8 mil podem ser classificados como custos, enquanto os R$ 2 mil podem ser considerados despesas.

Essa classificação, porém, depende da natureza da despesa e das características de cada operação. Um mesmo tipo de pagamento pode ser classificado diferente conforme a atividade exercida pela empresa.

Para começar um empreendimento é preciso ter uma reserva para sustentar a despesa inicial. O ideal é ter um montante maior que o valor de entrada para garantir que haverá dinheiro suficiente para dar continuidade ao negócio.

Para abrir um CNPJ, há um gasto inicial referente às documentações que costuma variar entre R$ 500 e R$ 1.500, a depender do estado onde a empresa será localizada. Os documentos essenciais para abertura são:

Esses gastos podem ser classificados de diferentes maneiras. Conhecer essas categorias ajuda a entender mais sobre a própria operação e quais valores podem variar conforme a produção. Confira as principais classificações:

São aqueles que não oscilam independente do volume de produção ou de atividade da empresa. Normalmente precisa ser pago mesmo que a empresa produza ou venda menos em determinado mês como, por exemplo:

É importante ressaltar que não significa que esses valores nunca mudam. A ideia é que, dentro de determinado período, não variam diretamente de acordo com cada unidade produzida ou serviço prestado. Outros serviços podem entrar nessa categoria a depender do perfil do negócio.

Podem diminuir ou aumentar de um período para outro conforme o volume de produção. Isso significa que mais a empresa produz, maior será o custo, enquanto se a produção diminuir, esse tipo de gasto também vai reduzir proporcionalmente.  

Imagine uma empresa que pague R$ 20 de matéria-prima para produzir cada unidade de um produto. Se forem fabricadas 500 unidades, esse componente terá um custo total de:

R$ 20 x 500 = R$ 10 mil

Se a produção subir para 800 unidades em um período de sazonalidade:

R$ 20 x 800 = R$ 16 mil

Assim, conforme varia a produção, também impacta o gasto total com matéria-prima. Além desse exemplo, outros itens também podem ser considerados custos variáveis, como embalagens, fretes ou comissões de venda.

São envolvidos diretamente com a produção e podem ser facilmente contabilizados.

Imagine uma empresa que produza móveis e gaste R$ 300 em madeira para fabricar uma mesa. Como é possível identificar quanto daquele material foi usado especificamente na produção do item, esse valor pode ser considerado um custo direto da mesa.

Matérias-primas e outros gastos com mão de obra são exemplos comuns, desde que seja possível identificar sua relação direta com aquilo produzido ou prestado.

Se caracterizam por não ter vínculo direto com a produção. Ou seja, se tornam mais difíceis de mensurar pois não têm uma relação obvia com o que é produzido, como é o caso de gastos com manutenção de máquinas, energia da fábrica ou aluguéis.

Por isso, a empresa deve estabelecer alguns critérios para fazer uma divisão que inclua esses custos, ou seja, formas de distribuir entre produtos, serviços, áreas ou atividades e ele seja contabilizado.

São a soma de todos os outros custos para fabricar os bens comercializados pelo empreendimento. Eles podem envolver, por exemplo, matérias-primas, mão de obra empregada na fabricação e outros recursos necessários para a produção. Conhecer esses valores ajuda a entender quanto custa produzir e fornece informações importantes para o processo de precificação.

A principal diferença está na relação entre o gasto e o volume de atividade da empresa. Enquanto os custos fixos não acompanham diretamente as oscilações da quantidade de produção ou atividade, os custos variáveis tendem a mudar conforme esse volume aumenta ou diminui.

Vale ressaltar que a classificação dos gastos depende das características de cada empresa. Por isso, um item não deve ser considerado fixo ou variável apenas pelo nome, mas pela forma como se comporta dentro daquela operação.

Para quem gosta de ter acompanhamento próximo em relação a todos os gastos do empreendimento, ter uma planilha ou ferramenta é ideal para contabilizar e classificar as saídas. Isso nada mais é do que fazer o controle de custo. Ou seja, verificar, monitorar e analisar todos os gastos fixos e variáveis de uma empresa, visando uma boa saúde financeira da organização.

A pressão dos custos altos é um desafio para pequenos e médios empreendimentos. Segundo a pesquisa da Serasa realizada em 2026, 47% deles afirmaram ter enfrentado uma pressão alta dos custos. Gastos com insumos e matérias-primas, folha de pagamento, tributos e aluguel estavam entre os principais fatores citados.

Além disso, 49% das empresas relataram algum nível de redução da lucratividade, o que demonstra como o aumento dos custos pode pesar sobre os resultados do negócio.

Com o acompanhamento de custos da empresa, fica mais fácil entender se há a possibilidade de identificar desperdícios e reduzir gastos desnecessários. Além disso, é possível desenvolver um fluxo de caixa para conseguir manter a produtividade no ritmo e, assim, aumentar os lucros com o passar dos anos.

O segredo para uma previsão orçamentária efetiva é estabelecer uma frequência. Por exemplo, definir os dias iniciais e finais da semana para preenchê-lo. Caso seja necessário um controle ainda maior, o recomendado é fazê-lo diariamente. Planilhas ou softwares de gestão de gastos podem facilitar a organização.

Para começar, uma empresa pode identificar e somar os diferentes custos necessários para manter sua operação durante determinado período. Vale lembrar que não existe uma única composição de custo operacional que sirva para todas. Os valores que precisam ser considerados dependem da atividade, da estrutura e das características de cada negócio.

Como exemplo para contabilizar os custos operacionais, imagine um negócio com os seguintes números mensais:

A partir desse modelo, é possível usar a seguinte fórmula:

Custo operacional = custos fixos + custos variáveis + outros gastos operacionais considerados na análise

Assim, a soma dos valores considerados na análise seria:

R$ 12 mil + R$ 18 mil + R$ 5 mil = R$ 35 mil

Por fim, esses gastos equivaleriam a 70% da receita de R$ 50 mil.

Isso não significa, por si só, que o empreendimento está em uma situação boa ou ruim. A leitura precisa considerar outros elementos da operação, como tributos, despesas, margens, histórico financeiro e características do setor.

Depois de identificar os principais gastos, é importante criar uma rotina para acompanhá-los. Entenda algumas etapas que podem fazer parte desse processo:

É essencial iniciar com os registros de saídas de recursos, como pagamentos a fornecedores, aluguel, matérias-primas, e outros valores relacionados ao funcionamento do negócio. Quanto mais completo for o levantamento, mais fácil será a análise sobre a estrutura financeira da empresa.

Depois do mapeamento, classifique os valores de acordo com o perfil de cada gasto. Essa divisão permite identificar quais compromissos tendem a permanecer mais estáveis e quais acompanham as mudanças de atividade do negócio.

Organizar o fluxo de caixa é essencial para acompanhar as entradas e saídas de dinheiro ao longo do tempo. Com esse controle, a empresa consegue visualizar os períodos com maior concentração de pagamentos e se preparar para compromissos futuros, além de verificar se os recursos disponíveis são suficientes para cobrir as obrigações.

Criar um orçamento é importante, mas também é necessário verificar o que aconteceu na prática. Se a empresa esperava gastar R$ 10 mil com determinada categoria e terminou o mês com R$ 13 mil, por exemplo, vale investigar o motivo da diferença.

Comparar os valores planejados com os efetivamente realizados ajuda a identificar desvios e pode tornar as projeções dos próximos períodos mais precisas.

Depois de conhecer os números, procure oportunidades para usar os recursos de maneira mais eficiente. Isso pode envolver renegociar contratos, rever processos, comparar fornecedores, reduzir desperdícios ou avaliar serviços pouco usados.

O objetivo não deve ser fazer cortes indiscriminados. Reduzir um gasto essencial pode comprometer a produtividade ou a qualidade do produto, por exemplo. Por isso, cada decisão deve considerar seus possíveis impactos na operação.

Além de acompanhar os custos, separar as finanças pessoais da conta empresarial ajuda a ter uma noção mais precisa das movimentações do negócio. Para isso, a Conta C6 Empresas tem a solução completa para o dia a dia da empresa, que inclui:

Dessa forma, entradas e saídas relacionadas ao CNPJ podem ficar concentradas em uma conta destinada ao negócio, o que facilita o acompanhamento financeiro.

Ainda tem dúvidas sobre como planejar os custos de uma empresa? Confira as respostas para algumas das principais questões sobre o tema.

Não existe um percentual único que determine se os custos de uma empresa estão altos. A análise deve considerar fatores como receita, margem, histórico financeiro e características do negócio. Uma alternativa é comparar os custos entre diferentes períodos e verificar se eles estão em crescimento superior às receitas ou vão comprometer as margens da empresa.

Também é importante analisar cada categoria separadamente para identificar quais gastos tiveram maior variação e entender as causas dessas mudanças.

O primeiro passo é identificar quais gastos podem ser otimizados sem comprometer atividades importantes para o funcionamento do negócio.

A empresa pode, por exemplo, revisar contratos, negociar com fornecedores, reduzir desperdícios e avaliar a utilização de serviços contratados.

Mais do que simplesmente cortar gastos, o objetivo deve ser buscar eficiência. A redução de um custo essencial pode afetar a produtividade, a qualidade dos produtos e até as receitas da empresa.

A empresa pode começar pela análise do histórico dos próprios gastos e identificar quais valores são recorrentes e quais variam conforme o nível de atividade.

Depois, é possível elaborar projeções que consideram fatores como expectativa de vendas ou produção, sazonalidade, contratações previstas e outros acontecimentos que possam alterar os custos.

Comparar periodicamente o valor projetado com o realizado também ajuda a identificar diferenças e aprimorar as previsões dos meses seguintes.

Agora já sabe quais são os custos para manter uma empresa em funcionamento, além de ter em mãos ótimas dicas para montar uma organização que preze pela saúde financeira. É só aplicá-las no dia a dia e acompanhar diariamente os gastos negócio.

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