O que é situação cadastral? Qual sua importância?

Estar com a situação cadastral do CNPJ regularizada é fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa. Dessa forma, empreendedores podem comprovar frente ao mercado que seu negócio está em dia com as obrigações perante a Receita Federal.

O resultado dessa legitimação vinda dos órgãos fiscais é bastante positivo. A instituição passa a transmitir mais confiança a possíveis clientes, sócios e fornecedores, ficando mais atrativa para futuras negociações.

Neste texto, o C6 Bank vai explicar o que é a situação cadastral do CNPJ e como ela funciona, para que você possa entender de forma mais aprofundada questões voltadas a regularidade empresarial. Abaixo, os tópicos que serão discutidos ao longo do texto:

• O que é situação cadastral do CNPJ?
• Quais são os tipos de situações cadastrais?
• Qual o impacto da situação cadastral para as empresas?
• Como manter um CNPJ ativo e regular?
• Onde consultar sua situação cadastral?
• Como emitir o comprovante de situação cadastral?

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O que é situação cadastral do CNPJ?

A situação cadastral do CNPJ é um registro que indica se um empreendimento está com pendências ou não perante a Receita Federal. Essa informação é fundamental para comprovar a regularidade e confiabilidade do seu negócio para clientes, fornecedores e instituições financeiras.

Na prática, o cadastro informa, por meio de diferentes status, se a instituição tem algum tipo de irregularidade. Por esse motivo, acompanhar essa classificação é de suma importância para os empresários que desejam dar continuidade aos negócios sem sofrer limitações.

Quais são os tipos de situações cadastrais?

Existem diferentes tipos de situações cadastrais que podem ser atribuídas a um CNPJ, totalizando 5 possibilidades:

• CNPJ ativo: a situação regular indica que a empresa está em conformidade com suas obrigações fiscais e tributárias. Esse é o cenário ideal para todas as empresas, porque confirma que tudo está em ordem;
• CNPJ inapto: determina irregularidade ou pendência, normalmente ocasionada por falta de cumprimento com obrigações legais e fiscais, como não ter apresentado declarações contábeis e demonstrativos por dois anos. Este é o status que todos os empresários precisam evitar, uma vez que acarreta numa série de penalidades comerciais e financeiras;
• CNPJ suspenso: indicador de inconsistência nas informações, como o não cumprimento de normas legais e pagamentos. A instituição fica temporariamente impedida de operar e emitir notas, além de correr o risco de ter o CNPJ cancelado/baixado;
• CNPJ baixado ou cancelado: demonstra que a empresa foi encerrada, seja por solicitação própria ou por decisão administrativa;
• CNPJ nulo: indicador de alguma característica ou informação duvidosa no cadastro, ou de ação ilícita no registro.

Qual o impacto da situação cadastral para as empresas?

A situação cadastral do CNPJ tem um impacto significativo nas empresas, como foi possível observar no texto acima. Primeiro, esse status pode afetar diferentes aspectos de suas operações, prejudicando o bom funcionamento da instituição. E, no pior dos cenários, é possível que ela afete negativamente seus relacionamentos com órgãos governamentais, fornecedores, clientes e parceiros comerciais.

A seguir, uma lista de alguns aspectos que ajudam a evidenciar os impactos da situação cadastral nas empresas:

Regularidade da empresa

Uma situação cadastral regular indica que a empresa está em conformidade com suas obrigações fiscais e legais, o que transmite confiança a clientes, fornecedores e demais parceiros.

Como a regularidade confere maior credibilidade a instituição, é dever do empreendedor manter-se alinhado a leis e normas vigentes para assegurar uma reputação positiva e, consequentemente, ir bem nos negócios. Caso contrário, a construção de imagem negativa pode levar ao mau funcionamento de suas operações e grandes prejuízos financeiros.

Benefícios fiscais

Um CNPJ inapto, por exemplo, precisa lidar com a nulidade de seus documentos fiscais. Já empresas regularizadas têm o acesso a benefícios fiscais facilitado. A boa classificação aumenta as chances de participação em programas de incentivo fiscal e obtenção de uma certidão negativa de débitos. Como resultado, a instituição pode reduzir alguns custos e ampliar o fluxo de caixa.

Acesso a crédito e financiamento

A confiabilidade transmitida por um CNPJ ativo facilita o acesso a crédito, empréstimos e financiamentos. Isso porque, antes de instituições financeiras emprestarem dinheiro para as empresas, um dos requisitos para firmar a transação é a comprovação da regularidade cadastral. Aqui, os impactos negativos podem representar grandes prejuízos para o fluxo de caixa, pesando no bolso dos donos e seus sócios.

Além disso, prejudicar o relacionamento com bancos podem acarretar no encerramento das contas bancárias da empresa.

Transparência e governança

Transparência e governança são aspectos fundamentais para o funcionamento de qualquer empresa da atualidade. Portanto, se seu objetivo é atrair investidores e grandes parceiros, por exemplo, é essencial que a sua situação cadastral esteja em ordem.

1. Realizar o registro correto: no momento de abrir uma empresa é essencial registar corretamente o tipo de empresa, bem como preencher os formulários necessários e entregar os documentos exigidos pela Receita Federal e órgãos competentes;
2. Atualizar os dados cadastrais: depois da abertura, qualquer alteração cadastral, como mudanças de endereço, atividades realizadas ou quadro societário, deve ser comunicada;
3. Cumprir as obrigações fiscais: fazer o pagamento de tributos empresariais, como Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Bem como a entrega das declarações exigidas pela Receita, além de respeitar direitos trabalhistas dos funcionários;
4. Manter a contabilidade em dia: realizar a escrituração contábil e o controle dos livros fiscais, são alguns exemplos. O recomendado é contar com um profissional contábil qualificado para ajudar nesse processo e listar todas as atividades necessárias para manutenção adequada de seu CNPJ;
5. Regularizar pendências: se a empresa tem alguma pendência junto à Receita Federal, é essencial normalizá-la. Normalmente, quitar débitos em aberto ou fazer o envio de documentações faltantes são suficientes para deixar tudo em ordem. Em caso de dúvidas, montamos um passo a passo para ajudar regularizar CNPJs com inconformidades;
6. Buscar profissionais especializados: em alguns casos, para garantir a regularidade do CNPJ, é recomendado contar com o apoio de profissionais de contabilidade e questões fiscais.

Onde consultar e como emitir o comprovante de situação cadastral?

Agora, com tudo em ordem, você pode consultar e emitir um documento que ateste sua regularidade. Lembrando que acompanhar esse status junto à Receita Federal é bastante importante, uma vez que os impactos causados na empresa podem ser grandes e levar a prejuízos financeiros.

A seguir, passo a passo completo para emissão do Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral de Pessoa Jurídica pela Internet, que está em consonância com a Instrução Normativa RFB nº 1.863, de 27 de dezembro de 2018.

1. Acesse o site da Receita;
2. Insira o número completo do CNPJ que deseja consultar;
3. Por fim, preencha o campo de verificação de segurança (CAPTCHA) e clique em “Consultar” para realizar a busca;
4. Em seguida, uma página com as informações cadastrais será exibida.

Garanta o bom funcionamento do seu negócio

Manter um CNPJ ativo e regular é fundamental para garantir o funcionamento e segurança das operações de uma empresa. Como foi observado acima, essa é uma das muitas responsabilidades de todo empreendedor que deseja potencializar a longevidade da companhia.

Vale ressaltar ainda que tanto o procedimento de consulta quanto o de emissão do comprovante podem ser feitos gratuitamente.

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Contudo, vale ressaltar a abertura desse tipo de conta está disponível para os seguintes tipos de CNPJ:

• EIRELLI;
• EI;
• ME;
• LTDA;
• Sociedade Anônima (S.A.); e
• condomínio + cooperativa/associação.

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